b) Der Bereich Formatvorlagen
Die neueste Version von Word bietet mit dem Formatvorlagenbereich ein Werkzeug, das einen direkten und einfachen Zugang zu den verschiedenen Formatierungsbefehlen ermöglicht. Ein schneller und bequemer Zugriff auf die Formatvorlagen ist auch über das Menüband (Ribbon) möglich, dieses bietet aber eine schlechtere Übersicht als die Formatvorlagenspalte, deren Benützung aus diesem Grund empfohlen wird. Im Folgenden wird das Vorgehen anhand der an der Schule installierten Word-Version 15 (2016 für Mac) aus dem Office-Paket «Office 365» erläutert.
Direkte Formatierungen vs. Formatvorlagen
Viele Formatierungen können in Word auch über die Schalter im Start-Reiter des Menübandes vorgenommen werden. Dabei wird auf Zeichenebene formatiert, das heisst, dass allfällige Änderungen der Schriftart oder Schriftgrösse nur für den für diese Änderungen markierten oder danach neu eingegebenen Text gelten. Word handhabt diese Änderungen so, dass es die aktive Formatvorlage mit diesen Änderungen überschreibt. Im Grunde modifiziert man auf diesem Weg also die aktive Formatvorlage (meist «Standard»).
Dieses Vorgehen bringt verschiedene Nachteile mit sich und macht es zudem schwieriger, sich mit der grundsätzlichen Funktionsweise von Word und allgemein Textverarbeitungsprogrammen vertraut machen zu können. Aus diesem Grund arbeiten wir grundsätzlich nicht mit direkten Formatierungen und verwenden stattdessen die Formatvorlagen, die über die Formatvorlagenseitenleiste, das Menüband oder aber den Menue-Punkt «Format» " «Formatvorlagen…» einem Absatz zugewiesen und verändert werden können.
Formatvorlagen
Eine Formatvorlage ist eine Sammlung von Formatierungsangaben (z. B. Schriftgrösse, -farbe, -art oder aber auch Zeilenabstand, Einzüge oder Schattierungen), die einem Textabschnitt zugewiesen werden kann.
Die Seitenleiste «Formatvorlagen» ➊ gibt Auskunft über die aktuelle Formatvorlage des angewählten Textes ➋. Dabei reicht es, wenn der Cursor irgendwo im entsprechenden Absatz platziert wird.
Unter dem Titel «Formatvorlage übernehmen» findet sich eine Liste von Formatvorlagen ➌, die als Auswahl zur Verfügung stehen. Wird die Listenansicht von «Empfohlen» auf «Alle Formatvorlagen» gewechselt, kann auf alle gespeicherten Vorlagen zugegriffen werden, meistens reichen aber die empfohlenen Vorlagen aus. Die Ansicht der «verfügbaren Vorlagen» ist sehr übersichtlich, weil sie nur diejenigen Vorlagen zeigt, die bereits im Dokument verwendet werden.
Es ist auch möglich, ganz neue, eigene Formatvorlagen zu erstellen. Das entsprechende Fenster öffnet sich nach dem Klick auf «Neue Formatvorlage» ➍. Zudem können bestehende Formatvorlagen abgeändert werden, indem man auf das Symbol (bei Absatzformaten die Absatzmarke: ¶) rechts in der Liste klickt. Es ändert sich in einen Auswahlpfeil, über den der Menupunkt «Formatvorlage ändern» aufgerufen werden kann. Die Änderungen, und das ist der Clou bei Formatvorlagen, werden automatisch bei allen mit dieser Formatvorlage formatierten Abschnitten aktualisiert. Das spart Zeit und garantiert ein einheitliches Layout.
Formatvorlagen ändern oder neu erstellen
Unabhängig davon, ob eine neue Formatvorlage erstellt oder eine bestehende abgeändert werden soll, werden die entsprechenden Einstellungen über ein identisches Menufenster gemacht. Der einzige Unterschied: Bei einer neuen Formatvorlage kann der Formatvorlagentyp gewählt werden ➊, bei einer bestehenden Formatvorlage ist dies nicht möglich. Neben dem Formatvorlagentyp «Absatz» sind auch «Zeichen» für die Formatierung einzelner Zeichen oder Wörter innerhalb eines Absatzes, sowie «Tabelle» und «Listen» als Formatvorlagentypen anwählbar.
