Um richtig mit Formatvorlagen arbeiten zu können, musst du wissen, was in Textverarbeitungsprogrammen mit den Begriffen «Zeichen» und «Absatz» gemeint ist.
Das Zeichen
Mit Zeichen sind in den Textverarbeitungsprogrammen neben beispielsweise den Buchstaben, Zahlen und Satzzeichen (Ausrufezeichen, Komma, …) auch die sogenannten Steuerzeichen mitgemeint. Die Steuerzeichen werden nicht gedruckt und sind in der Ausgabe also unsichtbar. Beim Arbeiten am Bildschirm sollten sie aber sichtbar sein, damit du die Übersicht über das Layout behältst. Die Steuerzeichen bewirken, dass z. B. ein Seitenwechsel geschieht oder ein neuer Absatz begonnen wird.
Zeichen können einzeln formatiert werden. Wenn beispielsweise innerhalb eines Wortes ein einzelner Buchstabe durch eine andere Formatierung hervorgehoben wird (z. B. der Ablaut bei starken Verben: sprechen, sprach, gesprochen), geschieht das über die Zeichenformatierung.
Der Absatz
Der Absatz ist ein Teil eines fortlaufenden Textes. Er kann aus einem oder mehreren Sätzen bestehen oder aber – z. B. bei einem Titel – auch nur ein Wort beinhalten. Beim Formatieren eines Absatzes werden ebenfalls die Zeichen formatiert. Das gewählte Format gilt dann (und das im Gegensatz zum Formatieren von Zeichen) aber immer für alle Zeichen innerhalb eines Absatzes. Dabei wird neben dem Schriftschnitt oder der Grösse der Schrift z. B. immer auch angegeben, wie gross der Abstand zwischen zwei Zeilen oder zwei Absätzen ist. Zudem kann auch eingestellt werden, ob und wie weit die erste Zeile eines Absatzes eingerückt werden soll. Im vorliegenden Text ist die erste Zeile eines Absatzes (Ausnahme: erster Absatz nach einem Titel oder einer Leerzeile) jeweils um knapp 4 Millimeter eingerückt.
Ein neuer Absatz wird mit der «Return-Taste» geschaltet. Bei eingeblendeten Steuerzeichen sind Absätze durch die Absatzmarken einfach zu erkennen.